// REHBER · GOOGLE WORKSPACE

Google Workspace'te ayrılış: askıya almak, oturumları kapatmak, kanıtlamak

Ayrılan çalışanın Google hesabını silmek ilk akla gelen adımdır, ama genellikle yanlış ilk adımdır. Bu rehber doğru sırayı ve ersaccounts'un bunu nasıl otomatikleştirdiğini anlatır.

Elle yapılacak olsaydı

1. Askıya alın: Yönetici konsolunda kullanıcıyı askıya alın; kullanıcı oturum açamaz, veriler korunur.
2. Oturumları kapatın: telefondaki Gmail veya Drive gibi açık oturumlar askıyla hemen kapanmayabilir; kullanıcının oturumlarını ayrıca sonlandırın.
3. Verileri devredin: Drive dosyalarının ve takvimin kime devredileceğine şirket politikanıza göre karar verin.
4. Silin veya lisansı bırakın: belirlediğiniz bekleme süresinden sonra; silinen kullanıcı yalnızca kısa bir süre geri alınabilir.
5. Kaydını tutun: hangi adımın ne zaman ve kim tarafından yapıldığını not edin.

ersaccounts ile

• Bağlantı: alan genelinde yetkilendirilmiş (domain-wide delegation) bir servis hesabıyla Admin SDK'ya bağlanılır; kullanıcı, kullanıcı güvenliği ve grup kapsamları yeterlidir.
• İşe giriş: kullanıcı seçtiğiniz kuruluş biriminde açılır, gruplara eklenir. Geçici şifre hiçbir yere yazılmaz; ilk girişte değiştirilmesi zorunludur ve sorumluya şifreyi iletme görevi düşer. Hesap başlangıç gününden önce açılmaz.
• Ayrılış: kullanıcı askıya alınır ve bütün oturumları kapatılır; ardından Google Workspace'te yeniden okunarak kapalı olduğu doğrulanır. İşlem başarısız olursa iş sorumluya görev olarak gider.
• İkinci aşama: belirlediğiniz gün sayısı sonra askıdaki kullanıcı yönetici onayıyla silinir; yalnızca envanterde kayıtlı kimlikteki kullanıcı silinir.
• Dizin kontrolü: her sabah Google Workspace kullanıcıları envanterle karşılaştırılır. Ayrılanın açık hesabı, sahipsiz hesaplar, yeni eklenen ve askıya alınan kullanıcılar bulgu olur; tek adımda işe giriş veya ayrılış başlatılır.
• Atıl hesap: son giriş okunur; uzun süredir kullanılmayan hesaplar bulgu olur.
• Kanıt: her adım denetim kaydına yazılır; ayrılış kapanış belgesi ve denetim paketi bu kayıtlardan üretilir.

Süper yöneticiler ve bağlantıyı yetkilendiren yönetici hesabı güvenlik gereği otomatik kapatılmaz. Microsoft 365, Active Directory, GitHub, GitLab ve SCIM destekleyen uygulamalar da aynı akışla çalışır.